1. ทำความรู้จักกับ Ribbon
ขณะที่คุณเปิด Word 2007 ในครั้งแรก คุณอาจประหลาดใจในรูปลักษณ์ใหม่ของ Word 2007 การเปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่จะอยู่ที่ Ribbon ซึ่งเป็นบริเวณที่ขยายด้านบนของ Word Ribbon ได้นำคำสั่งต่างๆ ที่นิยมใช้มากที่สุดมาไว้ในส่วนหน้าสุดโดยที่คุณไม่จำเป็นต้องเข้าไปค้นหาสิ่งที่คุณใช้เป็นประจำในส่วนต่างๆ ของโปรแกรม
สาเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลง เหตุผลก็คือ เพื่อให้คุณสามารถทำงานได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยได้มีการวิจัยและออกแบบ Ribbon อย่างละเอียดจาก ประสบการณ์ของผู้ใช้ เพื่อให้คำสั่งต่างๆ อยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุด บทเรียนนี้จะให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Ribbon และวิธีการทำงานกับ Ribbon
· มีอะไรบน Ribbon
Ribbon มีองค์ประกอบพื้นฐานอยู่สามอย่าง และจะเป็นการดีหากทราบว่าแต่ละอย่างมีชื่อเรียกว่าอย่างไร เพื่อที่ว่าคุณจะสามารถเข้าใจวิธีใช้
1. แท็บ มีแท็บพื้นฐานอยู่เจ็ดแท็บตลอดแนวด้านบน โดยแต่ละแท็บจะแสดงพื้นที่การกระทำต่างๆ คำสั่ง คำสั่งจะเป็นปุ่ม กล่องสำหรับใส่ข้อมูล หรือเมนู กลุ่ม แต่ละแท็บจะมีกลุ่มหลายกลุ่มที่แสดงรายการที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกัน
ทุกๆ สิ่งที่อยู่บนแท็บได้รับการเลือกอย่างถี่ถ้วนตามกิจกรรมของผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น แท็บ Home จะมีทุกอย่างที่คุณใช้บ่อยที่สุด เช่น คำสั่งในกลุ่ม Font สำหรับเปลี่ยนFontของข้อความ ได้แก่ Font, Font Size, Bold, Italic และอื่นๆ
· ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบในกลุ่มต่างๆ
คลิกตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ
ลูกศรดังกล่าวมีชื่อเรียกว่า ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ ถ้าคุณลองคลิกลูกศรนี้ดู คุณจะเห็นตัวเลือกเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มดังกล่าว โดยตัวเลือก เหล่านั้นมักจะปรากฏในฟอร์มของกล่องโต้ตอบซึ่งคุณอาจจำได้จาก Word รุ่นก่อนหน้านี้ หรืออาจปรากฏขึ้นในรูปของบานหน้าต่างงานที่คุณคุ้นเคย
ลูกศรดังกล่าวมีชื่อเรียกว่า ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ ถ้าคุณลองคลิกลูกศรนี้ดู คุณจะเห็นตัวเลือกเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มดังกล่าว โดยตัวเลือก เหล่านั้นมักจะปรากฏในฟอร์มของกล่องโต้ตอบซึ่งคุณอาจจำได้จาก Word รุ่นก่อนหน้านี้ หรืออาจปรากฏขึ้นในรูปของบานหน้าต่างงานที่คุณคุ้นเคย
เมื่อพูดถึงรุ่นก่อนหน้านี้ ถ้าคุณกำลังสงสัยว่า Word รุ่นนี้จะมีลักษณะและให้ความรู้สึกในการใช้เช่นเดียวกับ Word รุ่นก่อนหน้าหรือไม่ คำตอบง่ายๆ ก็คือ "ไม่" แต่หลังจากที่คุณได้ลองใช้ Ribbon เพียงชั่วครู่ คุณก็จะคุ้นเคยกับตำแหน่งของสิ่งต่างๆ แล้วจะพบว่า Word รุ่นนี้ช่วยให้คุณทำงานได้อย่าง แสนง่ายดาย
แท็บเพิ่มเติมปรากฏขึ้น
ขณะคุณเลือกรูปภาพ แท็บ Picture Style เพิ่มเติมจะปรากฏขึ้น โดยแสดงกลุ่มคำสั่งต่างๆ สำหรับทำงานกับรูปภาพ ใน Word รุ่นใหม่นี้ แท็บบางแท็บจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณต้องการใช้เท่านั้น ตัวอย่างเช่น สมมุติว่าคุณได้แทรกรูปภาพลงไป แต่ตอนนี้คุณต้องการเปลี่ยนแปลงบางอย่างกับรูปภาพนั้น บางทีคุณอาจต้องการเปลี่ยนวิธีการ ตัดคำรอบรูปภาพ หรือคุณต้องการตัดรูปภาพให้สั้น แล้วจะหาคำสั่งเหล่านั้นได้ที่ไหน
1. เลือกรูปภาพ 2. แท็บ Format ปรากฏขึ้น คลิกที่แท็บดังกล่าว 3. กลุ่มและคำสั่งเพิ่มเติมปรากฏขึ้นเพื่อใช้ทำงานกับรูปภาพ เช่น กลุ่ม Picture Style เมื่อคุณ คลิกนอกรูปภาพ แท็บ Picture Style จะหายไป และกลุ่มอื่นๆ จะปรากฏขึ้นอีกครั้ง
หมายเหตุ แท็บ Format นี้จะปรากฏขึ้นเมื่อต้องการใช้สำหรับกิจกรรมอื่นๆ เช่น ตาราง รูปวาด ไดอะแกรม และแผนภูมิต่างๆ
· แถบเครื่องมือขนาดเล็ก
เมื่อคุณเลือกข้อความและชี้ไปที่ข้อความ แถบเครื่องมือขนาดเล็กจะปรากฏให้เห็นเลือนลางคำสั่งการจัดรูปแบบบางคำสั่งนั้นมีประโยชน์มากจนคุณอยากมีไว้ใช้งานตลอดเวลาไม่ว่าคุณจะทำสิ่งใดก็ตาม
สมมุติว่าคุณต้องการจัดรูปแบบข้อความบางข้อความอย่างรวดเร็ว แต่คุณกำลังทำงานอยู่บนแท็บ Page Layout คุณสามารถคลิกแท็บ Home เพื่อดูตัวเลือกการจัดรูปแบบ แต่ต่อไปนี้เป็นวิธีที่รวดเร็วกว่า
1. เลือกข้อความของคุณด้วยการลากด้วยเมาส์ แล้วชี้ไปที่ข้อความที่เลือกนั้น 2. แถบเครื่องมือขนาดเล็กจะปรากฏให้เห็นเลือนลาง ถ้าคุณชี้ไปที่แถบเครื่องมือขนาดเล็ก แถบ
เครื่องมือจะปรากฏชัดเจนขึ้นและคุณสามารถคลิกตัวเลือกการจัดรูปแบบได้ที่นั่นแถบเครื่องมือขนาดเล็กมีความเหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับตัวเลือกการจัดรูปแบบ แต่จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการให้มีคำสั่งประเภทอื่นๆ พร้อมใช้งานอยู่ ตลอดเวลา ใช้ แถบเครื่องมือด่วน ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดต่อไป
· แถบเครื่องมือด่วน
แถบเครื่องมือด่วนเป็นพื้นที่ขนาดเล็กที่อยู่ด้านบนซ้ายของ Ribbon แถบเครื่องมือนี้มีสิ่งต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ได้ทุกเวลาที่ต้องการ เช่น บันทึก, เลิกทำ และทำซ้ำ โดยคุณสามารถเพิ่มคำสั่งที่คุณใช้บ่อยลงในแถบเครื่องมือนี้ได้ เพื่อให้พร้อมใช้งานตลอดเวลาไม่ว่าคุณจะอยู่ที่แท็บใดก็ตาม
คลิก Play เพื่อดูภาพเคลื่อนไหวซึ่งแสดงวิธีเพิ่มปุ่มลงในและเอาปุ่มออกจากแถบเครื่องมือด่วน นอกจากนี้คุณยังมีโอกาสลองวิธีการนี้ในเซสชันการฝึกปฏิบัติต่อไป
ซ่อน Ribbon ไว้ชั่วคราว
คลิกสองครั้งที่แท็บที่ใช้งานอยู่เพื่อซ่อนกลุ่ม ทั้งนี้เพื่อให้มีพื้นที่เพิ่มขึ้น
Ribbon ทำให้ทุกๆ สิ่งใน Word 2007 มารวมกันได้อย่างเหมาะสมและค้นหาได้ง่าย อย่างไรก็ตาม บางครั้งคุณก็ไม่จำเป็นต้องค้นหาสิ่งเหล่านั้น คุณเพียงแค่ต้องการทำงานกับเอกสารเท่านั้น และคุณก็ต้องการพื้นที่เพิ่มเติมในการทำงาน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องง่ายที่จะซ่อน Ribbon ไว้ชั่วคราวเช่นเดียวกับการใช้ Ribbon วิธีการมีดังนี้ คลิกสองครั้งที่แท็บที่ใช้งานอยู่ กลุ่มต่างๆ จะหายไป ดังนั้น คุณจึงมีพื้นที่เพิ่มขึ้นเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการดูคำสั่งทั้งหมดอีกครั้ง ให้คลิกสองครั้งที่แท็บที่ใช้งานอยู่เพื่อนำกลุ่มต่างๆ กลับคืนมา
· ใช้แป้นพิมพ์
กด ALT เพื่อแสดงป้าย 'เคล็ดลับแป้นพิมพ์' สำหรับแท็บ Ribbon ปุ่ม Microsoft Office และแถบเครื่องมือด่วน
สำหรับผู้ที่ถนัดในการใช้แป้นพิมพ์ หน้านี้มีไว้สำหรับคุณ แป้นพิมพ์ลัดที่เริ่มต้นด้วยปุ่ม CTRL (เช่น CTRL+C สำหรับคัดลอก หรือ CTRL+ALT+1 สำหรับหัวเรื่อง 1) ยังคงเหมือนกับ Word รุ่นก่อนหน้านี้ การออกแบบ Ribbon นี้มีทางลัดใหม่ๆ เพิ่มขึ้นด้วย ที่เป็นเช่นนั้นก็เพราะการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวนี้ส่งผลให้เกิดข้อได้เปรียบเหนือกว่ารุ่นก่อนหน้านี้ถึงสองประการด้วยกันคือ
- แป้นพิมพ์ลัดสำหรับทุกๆ ปุ่มบน Ribbon
- แป้นพิมพ์ลัดที่ใช้แป้นน้อยลง
- แป้นพิมพ์ลัดที่ใช้แป้นน้อยลง
นอกจากนี้ แป้นพิมพ์ลัดใหม่ยังมีชื่อเรียกใหม่ด้วยว่า 'เคล็ดลับแป้นพิมพ์' กด ALT เพื่อทำให้ ป้าย เคล็ดลับแป้นพิมพ์ปรากฏขึ้นสำหรับแท็บ Ribbon ทั้งหมด คำสั่งจากแถบเครื่องมือด่วน และปุ่ม Microsoft Office จากนั้นคุณสามารถกดเคล็ดลับแป้นพิมพ์ของแท็บที่คุณต้องการแสดงได้ ตัวอย่างเช่น กด H ของแท็บ Home จะทำให้เคล็ดลับแป้นพิมพ์ทั้งหมดสำหรับคำสั่งของแท็บดังกล่าวปรากฏขึ้น จากนั้นคุณสามารถกดเคล็ดลับแป้นพิมพ์ของคำสั่งที่คุณต้องการได้
2. การค้นหาคำสั่งที่ใช้ทุกวัน
เริ่มต้นด้วยปุ่ม Microsoft Office
จุดที่ใช้เริ่มต้นเอกสาร Word คือ ปุ่ม Microsoft Office ทันทีที่คุณกดปุ่มนี้ เมนูจะปรากฏขึ้น คุณอาจสังเกตได้ว่าเมนูนี้ (ที่แสดงอยู่ในขณะนี้) ดูคล้ายกับเมนู File ใน Word รุ่นก่อนหน้านี้ ทางด้านซ้ายของเมนู คุณจะเห็น คำสั่งทั้งหมดที่ใช้ทำงานกับไฟล์ นี่เป็นจุดที่ใช้สร้างเอกสารใหม่หรือเปิดเอกสารที่มีอยู่แล้ว ที่นี่คุณมีคำสั่ง Save และ Save As ของคุณเช่นเดียวกัน ทางด้านขวาของเมนูแสดงรายการเอกสารที่คุณเปิดล่าสุด ซึ่งสามารถสังเกตเห็นได้อย่างสะดวกตลอดเวลา ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องค้นหาเอกสารที่คุณใช้บ่อยๆ จากในคอมพิวเตอร์ของคุณ
· สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย ตัวเลข และอื่นๆ
ทันทีที่คุณเปิดเอกสารและได้พิมพ์ข้อความของคุณ แน่นอนว่าคุณต้องการจัดรูปแบบข้อความดังกล่าว คำสั่งการจัดรูปแบบที่คุณคุ้นเคยจำนวนมากอยู่ในมุมมองบนแท็บ Home ในกลุ่ม Font เช่น Bold, Italic, Font size และอื่นๆ และที่นี่ยังมีอีกหลายๆ คำสั่งที่คุณจะพบว่ามีประโยชน์ ในกลุ่ม Paragraph คุณมีรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย รายการลำดับเลข และรายการแบบหลายระดับซึ่งล้วนเป็นที่นิยมใช้กัน นอกจากนี้ ที่นี่ยังมีคำสั่งการเยื้องและการจัดแนวด้วย
อย่าลืมคลิกลูกศรทแยงมุมขนาดเล็ก
· เกี่ยวกับลักษณะ
ถ้าคุณสนใจในการเข้าถึงการจัดรูปแบบที่มีประสิทธิภาพและมีความสามารถเป็นเยี่ยมมากกว่าแค่การใช้คำสั่งตัวหนาและตัวเอียง คุณจะต้องการทราบเกี่ยวกับลักษณะใน Word รุ่นใหม่นี้
คุณทำงานกับลักษณะบนแท็บ Home ในกลุ่ม Styles
1. ลักษณะด่วนเป็นลักษณะสำเร็จรูปและดูเป็นมืออาชีพ สามารถนำมาใช้ได้รวดเร็วและง่ายดาย และมีรูปลักษณ์ใหม่ใน Word รุ่นใหม่นี้ ลักษณะด่วนที่ใช้กันบ่อยที่สุดจะปรากฏอยู่บน Ribbon โดยตรง
2. คลิกปุ่มนี้เพื่อดูลักษณะด่วนที่พร้อมใช้งานหลายๆ แบบ
3. คลิกตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบเพื่อเปิดบานหน้าต่าง Styles บานหน้าต่างนี้มีลักษณะที่สร้างขึ้นแบบกำหนดเองที่คุณอาจสร้างขึ้นด้วยตัวเองใน Word รุ่นก่อนหน้า และเป็นที่ซึ่งคุณเข้าไปสร้างลักษณะใหม่หรือแก้ไขลักษณะที่มีอยู่แล้วลักษณะด่วนช่วยให้เกิดความสะดวกในการตกแต่งเอกสารของคุณได้มากขึ้น การใช้ลักษณะเหล่านี้ตลอดทั้งเอกสารของคุณมีข้อดีที่สำคัญคือ สามารถตกแต่งเอกสารได้ในครั้งเดียว วิธีใช้การฝึกปฏิบัติจะแสดงไว้ในเซสชันต่อไป
ตัวคัด วาง รูปแบบ
คำสั่ง ตัวคัดวาง รูปแบบ อยู่บนแท็บ Home ในกลุ่ม Clipboard คำสั่งการจัด รูปแบบ ความเร็วสูงอีกแบบหนึ่งคือ ตัวคัดวาง รูปแบบ ซึ่งอยู่ทางซ้ายสุดของแท็บ Home ในกลุ่ม Clipboard ในกรณีที่คุณยังไม่คุ้นเคยกับตัวคัดวาง รูปแบบ ขอให้ทราบว่าเป็นวิธีที่รวดเร็วในการจำลองการจัด รูปแบบ จากส่วนหนึ่งของข้อความไปยังอีกส่วนหนึ่ง
เมื่อต้องการใช้ตัวตัวคัดวาง รูปแบบ ให้ วาง เคอร์เซอร์ในข้อความที่คุณต้องการคัดลอกรูปแบบแล้วคลิกปุ่มตัวคัดวาง รูปแบบ ถ้าคุณต้องการคัด วาง การจัดรูปแบบมากกว่าหนึ่งที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้คลิกสองครั้งที่ ตัวคัดวาง รูปแบบ เพื่อให้ รูปแบบ คงอยู่ต่อไป จากนั้นให้เลือกข้อความที่คุณต้องการตัวคัดวาง รูปแบบ ใหม่ลงไป เมื่อต้องการปิดใช้งาน ให้คลิกที่ปุ่มอีกครั้ง หรือกด ESC
· แทรกรูปภาพ Hyperlink หัวกระดาษและท้ายกระดาษ
เมื่อต้องการให้ข้อความของคุณดูมีความสามารถเป็นเยี่ยมและน่าสนใจ คุณอาจต้องการเพิ่มรูปภาพ ภาพตัดปะ แผนภูมิ หรือรูปร่างต่างๆ ลงในเอกสารของคุณ และตำแหน่งที่จะเพิ่มสิ่งเหล่านี้ได้ก็คือแท็บ Insert
แต่แท็บนี้ไม่ได้มีเพียงคำสั่งที่กล่าวมาข้างต้นเท่านั้น แท็บนี้ยังมี Table และ Hyperlink เช่นเดียวกัน และยังไม่หมดเพียงเท่านี้ สิ่งต่อไปนี้ไม่ใช่รูปภาพ แต่เป็นสิ่งที่พร้อมให้คุณนำไปใช้ เช่น หมายเลขหน้า กล่องข้อความ และอักษรศิลป์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น